Secretaris

De secretaris is lid van het dagelijks bestuur. De secretaris heeft de volgende taken:

• Notulen
De secretaris notuleert alle vergaderingen. Hieronder vallen de bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en alle overige vergaderingen met het bestuur en de Adviesraad.

• Post in
De secretaris is verantwoordelijk dat de fysieke post elke dag gehaald wordt uit het postvakje en bij het juiste bestuurslid eindigt. De secretaris is daarnaast de onderhouder van externe contacten. De algemene mail is dan ook onder beheer van de secretaris. Daarbij ontvangt de secretaris ook uitnodigingen voor het gehele bestuur. Het is de taak van de secretaris om deze afspraken en uitnodigingen duidelijk te communiceren met het bestuur door een bestuursagenda op te stellen. Tenslotte komen er op de infomail aanbiedingen en vragen binnen die met het gehele bestuur moeten worden besproken. Hiervan maakt de secretaris een postlijst die wordt besproken tijdens de BV.

• Post uit
Elke maand wordt er een Alcmaeon ledenmail gestuurd. Deze mail wordt opgesteld door de secretaris. Daarnaast wordt de uitnodiging voor de ALV en de eerstejaarsmail opgesteld door de secretaris. Verder komt er via de mail regelmatig de vraag of Alcmaeon een stuk wil schrijven voor in de almanak van een bevriende vereniging. Het is de taak van de secretaris dat dit geschreven wordt, dit kan door de secretaris gedaan worden of uitbesteed worden aan een ander bestuurslid.

• Fysieke post
De secretaris maakt de kaartjes voor de diesreceptie, constitutiereceptie en het kerstkaartje. Daarnaast zorgt de secretaris dat deze kaartjes worden verstuurd naar alle leden en contacten van Alcmaeon. Hiervoor zal de secretaris een Indesign workshop volgen aan het begin van het jaar. Verder is de secretaris voor de retourpost. Wanneer er kaarten worden verstuurd vanuit Alcmaeon worden er soms verkeerd geadresseerde kaarten teruggestuurd. Het is de taak van de secretaris om de leden naar wie deze kaarten verstuurd moesten worden te benaderen om (adres)gegevens te wijzigen zodat dit een volgende keer niet gebeurt.

• Vicevoorzitter
De secretaris is de vicevoorzitter. De vicevoorzitter zorgt dat hij de taken van een voorzitter zou kunnen overnemen en ondersteunt waar nodig. Hierbij kijken zij vaak samen naar planningen en afspraken die met het gehele bestuur gemaakt moeten worden. De verdere invulling is per bestuur verschillend, hier kunnen eventueel vaste momenten voor worden ingepland. Daarbij heeft de secretaris het voorzittersgesprek met de voorzitter.

• Codex en mobiele applicatie
Codex is het ledenbestand van Alcmaeon. Hierin zijn alle gegevens te vinden van leden, oud leden en alumni. Het is de taak van de secretaris om alle in- en uitschrijvingen te verwerken. Codex heeft daarnaast ook een site voor leden ontwikkeld die gebruikt kan worden op internet en op de mobiele applicatie. De secretaris is ervoor verantwoordelijk dat alles hierin up to date wordt gehouden, zoals het inschrijven voor activiteiten, Alcmaatje deals en de vacaturebank. De secretaris houdt daarnaast contact met de ontwikkelaars en zorgt ervoor dat Codex geoptimaliseerd wordt.

• Website
Het is de taak van de secretaris om de website up to date te houden door het toevoegen van nieuwe gegevens en het maken van aanpassingen. De secretaris heeft hierbij contact met ZEWIweb, dit is de webmaster van Alcmaeon.

• Coördineren van commissies
De secretaris coördineert de redactie en de almanakcommissie.

• Archivering
De secretaris is verantwoordelijk voor de archivering van de vereniging, uitgezonderd van de financiële archivering van de penningmeester en de promotie archivering van de commissaris intern I.

• Nader in te vullen ruimte
Dit jaar coördineert de secretaris de Toneelcommissie en helpt de secretaris bij de Docent van het Jaar verkiezing.